하이브리드 이벤트: 전체 가이드(초보자용)

게시 됨: 2021-11-29

하이브리드 이벤트: 전체 가이드(초보자용)

설문 조사 응답자의 97%는 앞으로 더 많은 하이브리드 이벤트가 발생할 것으로 예상한다는 점을 인정합니다.

이것은 놀라운 일이 아닙니다.

하이브리드 이벤트는 대면 이벤트와 가상 이벤트를 통합합니다. 이러한 이벤트를 주최함으로써 크리에이터, 비즈니스 및 브랜드는 고객과 연결하고 이벤트 범위를 확장하며 다른 청중을 활용할 수 있으므로 비즈니스에 더 많은 수익을 창출할 수 있습니다.

그러나 모든 사람이 성공적인 하이브리드 이벤트를 실행하는 방법을 알고 있는 것은 아닙니다. 이 가이드에서는 하이브리드로 전환할 때 도움이 되는 팁을 공유합니다.

편리한 가이드로 넘어가기 전에 하이브리드 이벤트가 무엇이며 조직에서 하이브리드 이벤트를 고려해야 하는 이유에 대해 알아보겠습니다.

하이브리드 이벤트란 무엇입니까?

하이브리드 이벤트는 오프라인 및 온라인 이벤트입니다. 회의, 워크샵, 팀 회의 또는 기타 대면 이벤트를 주최하고 동시에 라이브로 스트리밍하면 하이브리드 이벤트가 됩니다.

그러나 단순히 카메라를 배치하고 대면 이벤트를 스트리밍하는 것이 아닙니다. 이벤트 주최자와 연사가 지식 이전을 예상하여 정보를 블랙홀로 보내는 대신, 하이브리드 이벤트는 연사와 참석자가 어디에서 보든 양방향 커뮤니케이션을 촉진해야 합니다.

핵심은 대면 참석자와 가상 참석자 모두에게 충분히 매력적으로 만드는 것입니다.

따라서 하이브리드 이벤트를 계획하는 동안 전체 청중이 상호 작용하고, 이벤트에서 통찰력을 얻고, 더 잘 참여하고, 주택 가치를 창출할 수 있도록 하기 위해 어떤 디지털 요소를 포함할 것인지에 중점을 두어야 합니다.

브랜드와 크리에이터가 하이브리드 이벤트를 고려해야 하는 이유는 무엇입니까?

발표자와 참석자 간의 자유로운 정보 흐름을 가능하게 하는 것 외에도 하이브리드 이벤트는 여러 면에서 도움이 됩니다.

투표율 향상

매력적인 청중의 관점에서 하이브리드 이벤트가 제공하는 기회는 무궁무진합니다. 물리적 및 재정적 장벽을 줄임으로써 하이브리드 이벤트는 1차 청중뿐 아니라 2차 및 3차 청중을 끌어들이는 데 도움이 됩니다. 이것은 당신이 하이브리드 모델을 채택할 때 울타리에 앉아 있는 사람들이 실제로 당신의 이벤트에 등록할 수 있음을 의미합니다. 소셜 미디어 마케팅, 이메일 폭발, 라이브 스트림, 랜딩 페이지 등을 통해 하이브리드 이벤트를 홍보함에 따라 이벤트 범위가 확장됩니다. 동시.

여러 연사들과 함께 영향력 있는 행사 주최하기

하이브리드로 전환하면 영향력 있는 이벤트를 만드는 것이 더 쉬워집니다. 연사가 어디에서나 이벤트에 참석할 수 있는 기회를 얻으므로 여러 연사에게 연락하여 연사 풀을 확장할 수 있습니다. 훌륭한 스피커 라인업을 갖추는 것이 중요합니다. 때때로 이동 시간과 같은 물류 문제가 방해가 될 수 있습니다. 하이브리드 접근 방식을 제공함으로써 일부 사람들은 직접 참석하게 하고 다른 사람들은 가상으로 초대할 수 있습니다.

유연성 및 확장성 추가

성공적인 행사를 주최하는 것은 불확실성의 생태계에 달려 있습니다. 좋은 소식은 하이브리드 접근 방식을 선택하면 충분한 유연성을 제공한다는 것입니다. 대면 이벤트의 발생을 지배하는 외부 요인에 의존하는 대신 하이브리드 이벤트는 완전히 가상으로 진행될 수 있습니다. 예를 들어, 이벤트 장소가 사회적 거리 제한으로 인해 폐쇄된 경우에도 이벤트를 완전히 취소하지 않고도 이벤트를 생중계할 수 있습니다.

이벤트를 주최하는 경우에도 확장성이 떨어질 수 있습니다. 결국, 직접 행사에서 정확한 참석자 수를 예측할 수 없으며 그에 따라 장소, 좌석 배치, 주차장을 계획할 수 없습니다. 이러한 유형의 계획은 대부분 사전에 수행해야 합니다. 이로 인해 더 많은 이벤트 참가자를 유치할 기회를 놓칠 수 있습니다. 이것이 바로 하이브리드 이벤트가 확장성에 도움이 될 수 있는 부분입니다. 기술만 설정하면 가상 참석자 수를 늘리거나 줄일 수 있습니다. 또한 향후 이벤트에 재사용할 수 있도록 설정 및 콘텐츠를 조정할 수 있습니다.

KPI 추적

참석자 수 또는 이벤트 참석에 영향을 미치는 변수를 추적하는 것은 압도적일 수 있습니다. 그러나 하이브리드 이벤트를 사용하면 이벤트의 가상 데이터와 KPI를 추적할 수 있으므로 향후 하이브리드 이벤트를 추진하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어, 이벤트의 참석자 수를 단순히 계산하는 대신 하이브리드 이벤트를 사용하면 이벤트에 참여한 사람의 수, 시간, 가장 많은 사람이 있었던 세션, 라이브에서 탈락한 시기 등을 추적할 수 있습니다. 개울. 이러한 지표에 대한 통찰력을 얻으면 미래의 하이브리드 이벤트 전략을 조정하고 스피커 라인업 및 결과를 개선하는 데 도움이 됩니다. 오프라인 전용 이벤트로는 쉽게 할 수 없는 일입니다.

후원자에게 더 많은 가치 제공

기업 후원자의 80%는 상호 작용이 있는 한 가상 이벤트에 투자하는 데 관심이 있습니다. 브랜드가 팬데믹 이후 이벤트를 위해 더 많은 스폰서를 구함에 따라 하이브리드로 가는 것이 더 강력한 스폰서 기회를 활용하는 데 점점 더 중요한 도구가 되었습니다.

하이브리드 이벤트는 스폰서가 더 많은 리드를 생성하는 데 활용할 수 있는 더 큰 도달 범위를 제공합니다. 또한 온라인 채팅, 투표, 게임 등을 통해 참석자와 더 잘 소통하고 참여를 유도할 수 있습니다. 그런 다음 예산 요소가 있습니다. 대부분의 후원자가 코로나19 이후 시대에 예산 할당을 전환함에 따라 하이브리드 이벤트는 심층 분석 및 보고를 통해 ROI를 더 잘 측정하는 데 도움이 됩니다.

콘텐츠 엔진 구축

기업이 온라인 포지셔닝을 강화하는 콘텐츠를 계속 찾고 있기 때문에 하이브리드 이벤트는 콘텐츠 엔진을 구축하여 발견을 촉진할 수 있습니다. 독점 이벤트의 용도를 변경하고 홍보하여 ​​브랜드 인지도를 높일 수 있습니다.

예를 들어 이벤트의 라이브 스트림을 다듬고 소셜 미디어에 게시하여 이벤트에 참석하지 못한 청중에게 가치를 전달할 수 있습니다. 라이브 스트림 녹음을 팟캐스트 에피소드로 사용할 수도 있습니다. 라이브 스트림의 용도를 변경하고 웹에 배포하면 스폰서에게 탁월한 가시성을 제공하여 향후 스폰서 기회를 늘릴 수 있습니다.

여행 비용 절감

하이브리드 이벤트의 가장 놀라운 이점 중 하나는 참석자뿐만 아니라 주최자, 이벤트 제작자, 후원자 및 승무원의 출장 비용이 절감된다는 것입니다. 청중이 이벤트에 가상으로 참석하도록 선택할 수 있지만 대부분의 이벤트를 가상으로 관리할 수도 있습니다. 라이브 방송에 능숙한 스태프부터 이벤트를 최대한 활용할 수 있도록 도와주는 라이브 스트림 프로듀서까지 이벤트와 관련된 여행 비용을 절감할 수 있는 방법이 많이 있습니다.

후원자는 또한 물리적 장소에서 최소한의 대표자를 확보함으로써 여행 경비를 절감할 수 있습니다. 따라서 하이브리드 이벤트는 예산이 제한되어 있고 불필요한 여행 경비를 줄여 이벤트 범위를 확장하려는 이벤트에 완벽한 선택입니다.

환경 영향 및 비용 감소

우리는 탄소 발자국을 줄이는 것이 많은 사람들에게 우선순위가 되는 시대에 살고 있습니다. 하이브리드 이벤트는 여행의 필요성을 제거하여 이러한 참석자를 돕습니다. 여행에 대한 요구 사항이 적으면 배출량이 줄어들어 환경 영향 및 관련 비용이 줄어듭니다. 또한 하이브리드 이벤트는 대면 인원을 줄여 일회용 액세서리, 문구류, 장소 카드 등의 필요성을 더욱 줄여줍니다.

하이브리드 이벤트 시작 팁

하이브리드 이벤트를 주최하는 것은 어려운 일이 아닙니다. 다음은 모든 단계에서 성공을 위해 이벤트 전, 중, 후에 따라야 할 팁이 포함된 빠른 하이브리드 이벤트 가이드입니다.

이벤트 전

1. 준비

미리 준비하면 이벤트와 관련된 스트레스를 줄일 수 있습니다. 모든 것이 순조롭게 진행되도록 다음과 같이 하이브리드 이벤트를 준비하십시오.

예산 할당

예산을 설정하지 않고 이벤트를 주최하는 것은 초보적인 실수입니다. 이벤트에 가상 요소를 통합하면 많은 비용을 절감하고 이벤트를 마케팅하고 홍보할 수 있는 더 많은 공간이 제공되지만 이벤트의 직접 및 가상 요소 모두에 대한 예산을 할당하고 문서로 준비해야 합니다. . 예를 들어, 라이브 장소, 카메라, 마이크 및 조명과 같이 필요할 수 있는 장비 및 기술과 이벤트에 사용할 하이브리드 이벤트 또는 라이브 스트리밍 플랫폼에 대한 예산을 따로 설정해야 합니다. 연사 관련 비용, 대면 이벤트 참석자를 위한 다과, 가상 청중을 위한 경품 등을 잊지 마십시오.

하이브리드 이벤트에 적합한 장소 선택

인프라 요구 사항을 이해하는 것으로 시작하십시오. 예를 들어, 몇 개의 좌석이 필요합니까? 장소는 기술 문제를 처리하기 위해 경험 많은 현장 시청각 팀과 함께 고속 Wi-Fi 연결, 현장 시청각 장비 및 기타 기술 도구를 제공합니까? 원격 청중을 위한 세부 세션을 위한 공간을 잊지 않으시겠습니까?

예를 들어, 하얏트는 인공 지능을 사용하여 가상 참석자의 경험을 개선할 수 있는 이벤트 기획자를 위한 프로그램인 Together by Hyatt를 출시했습니다.

하이브리드 행사장

올바른 스트리밍 플랫폼 선택

올바른 물리적 장소를 선택하는 것이 필수적인 것처럼 하이브리드 이벤트에 적합한 스트리밍 플랫폼을 선택하여 전문적이고 안정적인 라이브 스트림을 생성해야 합니다. 예를 들어 StreamYard는 라이브 또는 사전 녹화된 스트림을 Hopin 이벤트로 공유할 수 있는 간편한 스튜디오 통합을 제공합니다. 로고, 하단 1/3, 배너 및 오버레이를 추가하여 라이브 스트림을 브랜드화할 수도 있습니다.

하이브리드 이벤트를 위한 호스트 가져오기

이벤트를 위해 현장 호스트를 고용할 때 가상 호스트도 고용하는 것을 잊지 마십시오. 이 두 호스트는 각각의 청중이 이벤트 내내 계속 참여할 수 있도록 합니다. 이 작업을 하는 동안 필요할 때 가상 청중의 질문을 대면 Q&A로 옮기면서 응답하고 참여시키는 채팅 중재자를 찾으십시오.

2. 대면 참석자의 안전 보장

다음은 생각할 수 있는 몇 가지 사항입니다. 직접 참석자가 이벤트 장소에 있는 것이 안전하거나 편안하지 않다고 느끼면 참석하지 않습니다. 그렇기 때문에 직접 참석자의 안전을 보장하고 행사장에서도 이를 홍보해야 합니다. 홍보 게시물 및 이메일.

환기가 잘되는 장소 선택, 마스크 사용, 다중 청소 및 위생 일정 보장, 손 씻기와 손 소독제에 쉽게 접근하기, 장소 내 사회적 거리 프로토콜 준수, 다양한 입구 및 출구 만들기 등의 조치를 취할 수 있습니다.

3. 하이브리드 이벤트 홍보

이벤트를 홍보할 시간이 너무 많다고 생각되시면 다시 생각해 보십시오.

이벤트 마케팅은 더 이상 선택이 아닙니다. 필수품입니다.

기존 및 미래의 청중과 연결하려면 소셜 미디어에서 예정된 하이브리드 이벤트를 홍보하고 하이브리드 이벤트 전용 랜딩 페이지를 만들고 이메일을 보내십시오.

Hubspot이 전용 랜딩 페이지와 꽤 인상적인 콘텐츠 라이브러리를 통해 연례 행사인 Inbound를 홍보하는 방법은 다음과 같습니다.

하이브리드 이벤트 프로모션

이벤트에 대한 입소문을 내는 또 다른 방법은 StreamYard의 멀티스트리밍 기능을 사용하여 여러 플랫폼에서 생중계하고 사람들이 이벤트에 등록하도록 권장하는 것입니다. 이런 식으로 버즈를 만들고 사람들이 이야기하도록 할 수 있습니다.

4. 유연한 등록 유지

이벤트 등록을 제한할 필요는 없습니다. 대신 참가자들이 선호하는 참석 모드(대면 또는 가상)를 쉽게 변경할 수 있도록 충분한 여유를 주십시오.

예를 들어, 오늘 직접 행사에 참석하는 것이 불편하다고 느끼는 사람은 몇 주 후에 시도해 보는 것이 괜찮다고 생각할 수 있습니다. 마찬가지로, 오늘 직접 이벤트에 참여하기 위해 등록한 사람은 이벤트 당일 가상으로 참여하기를 원할 수 있습니다. 따라서 등록자가 출석 모드를 쉽게 전환할 수 있습니다.

5. 연습 및 테스트

마지막으로 하이브리드 이벤트를 진행하기 전에 연습을 위한 충분한 시간을 확보하십시오. 또한 전체 사이트를 확인하고 이벤트 최소 몇 주 전에 테스트 실행을 수행하여 모든 것이 제대로 작동하는지 확인하십시오.

고속 Wi-Fi 연결 외에도 라이브 방송 중 대기 시간 문제를 방지할 수 있도록 하드라인 연결이 준비되어 있습니다.

그리고 준비를 철저히 하고 잘못될 가능성을 최소화할 수 있지만 모든 것을 통제할 수는 없습니다. 모든 것을 관리할 수만 있습니다. 따라서 이벤트의 모든 구성 요소에 대해 대체 조치를 취하십시오. 그런 다음 문제가 발생하면 다음에 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다.

이벤트 중

1. 네트워킹 장려

이것은 일반적인 팁처럼 들릴 수 있지만 하이브리드 이벤트에서는 중요합니다. 청중이 이벤트에서 얻을 수 있는 정보를 늘리고 싶다면 다양한 네트워킹 기회를 제공하여 경험을 향상시키십시오.

다음을 통해 대면 및 가상 참석자를 모으십시오.

실시간 투표 및 Q&A

이는 참가자의 의견에 대해 더 많이 알 수 있는 빠르고 재미있는 방법을 제공합니다. 참여를 촉진하는 것 외에도 라이브 투표 및 Q&A는 훌륭한 네트워킹 도구로도 사용됩니다. 가상 청중은 직접 참석자가 묻는 질문을 들을 수 있어야 하며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 질문을 익명으로 유지하여 열린 환경을 조성할 수도 있습니다. Slido 및 Mentimeter와 같은 도구를 사용하여 실시간 투표 및 Q&A를 통해 대화를 시작할 수 있습니다.

동시 세션

"시뮬레이트된 라이브" 또는 "시뮬레이트" 세션은 사전 녹화된 라이브 스트림을 통해 직접 및 가상 참석자를 모읍니다. 모든 참가자는 동시 세션에서 동시에 학습하고 후속 Q&A 라운드에서 상호 작용하여 이벤트 네트워킹을 최대한 활용할 수 있습니다.

Apple Events는 여기에서 환상적인 예입니다. Apple의 동시 하이브리드 이벤트는 라이브 및 가상 청중 모두가 즐기는 것을 거의 이길 수 없습니다. 스트리밍하는 시뮬레이션된 라이브 세션 덕분에 최신 제품 업데이트 및 혁신을 선보입니다.

동시 세션 예

게임 또는 퀴즈

거의 모든 사람들이 게임을 좋아합니다. 따라서 하이브리드 이벤트에 게임이나 퀴즈를 가져오면 하이브리드 이벤트의 참여를 높일 수 있는 완벽한 방법을 갖게 됩니다. 하지만 그게 아닙니다. 게임을 통해 참가자 간의 네트워킹을 강화할 수 있습니다. 예를 들어, 네트워킹을 통해 정해진 수의 명함을 받으면 상품이나 독점 상품으로 보상하십시오.

소그룹 채팅방

가상 청중이 더 나은 네트워크를 만들기 위해서는 소그룹 공간 또는 방이 필수적입니다. 참가자는 진행자의 유무에 관계없이 소규모 회의실 그룹에 체크인하고 이벤트 사이에 서로 상호 작용할 수 있습니다.

라이브 채팅

가상 이벤트에 대한 라이브 채팅 기능을 제공하는 여러 플랫폼을 찾을 수 있습니다. 그들 중 하나를 활용하고 토론을 촉발하고, 참가자에 대해 알고 싶은 것에 대한 답변을 얻고, 참석자들에게 정기적으로 인사를 건네어 참여를 유지하십시오.

#FinCon21은 라이브 채팅과 화상 통화를 통해 직접 대면 참석자와 가상 참석자를 한 자리에 모아 모든 참석자에게 네트워킹 기능을 제공하는 완벽한 예입니다. 참가자 중 한 명이 이벤트를 통한 네트워킹에 대해 다음과 같이 말합니다.

2. 스피커를 현장으로 가져오기

하이브리드 이벤트를 통해 연사를 행사장에서 또는 가상으로 발표할 수 있지만, 이벤트에 더 많은 힘을 주기 위해 연사를 현장에 데려오는 것이 더 나은 경우가 많습니다. 연사가 직접 참석자 앞에 있을 때 그들은 에너지를 느끼고 그들과 더 잘 연결될 수 있습니다. 가상 참석자도 마찬가지입니다. 현장 참석자들의 반응을 보고 들을 수 있을 때, 거리에 관계없이 연결감을 느끼고 가상 이벤트를 즐길 수 있습니다.

영감을 얻으려면 쇼 진행자인 Jimmy Kimmel이 유명 발표자 캐스트와 함께 크립토닷컴 아레나(구 Staples Center)에서 직접 제72회 Primetime Emmy Awards를 발표한 방법을 확인하십시오.

3. 소셜 미디어 활용

하이브리드 이벤트 전에 하이브리드 이벤트를 홍보하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 대화를 계속하려면 이벤트 기간 동안에도 소셜 미디어를 활용하십시오. 사진, 이야기, 짧은 비디오 등을 소셜 미디어에 게시하여 이벤트가 진행되는 동안 과대 광고를 만드십시오. 이벤트 며칠 전에 가상 참석자에게 이벤트 선물 상자를 보낼 수도 있고 이벤트 기간 동안 기념품 상자와 셀카를 공유하도록 요청하는 메모도 함께 보낼 수 있습니다.

일부 이벤트에서는 참석자가 정보를 더 잘 정리할 수 있는 Facebook 그룹도 만들 수 있습니다.

이벤트 후

1. 주문형 콘텐츠 제공

귀하의 이벤트에 참여할 수 없는 사람의 경우 주요 콘텐츠에 액세스할 수 없다는 것이 안타까울 수 있습니다. 따라서 이벤트가 끝난 후 녹화된 라이브 세션을 활용하여 주문형 콘텐츠를 제공하십시오. 더 많은 시청자를 확보하려면 제한된 시간 액세스를 제공하여 콘텐츠를 독점적으로 만드십시오. 예를 들어 2주 또는 한 달이 될 수 있습니다. 콘텐츠가 청중에게 가치를 전달하는 한 제한된 가용성으로 거부할 수 없도록 만들 수 있습니다.

또는 원하는 시간만큼 조회수를 늘리기 위해 시간 제한 없이 모든 사람이 콘텐츠를 사용할 수 있도록 할 수 있습니다. 예를 들어, Live Stream Success Summit에서 등록한 참석자는 다시보기에 액세스할 수 있습니다. YouTube 채널에서도 사용할 수 있도록 했습니다.

2. 참가자에 대한 후속 조치

이벤트를 주최하는 것은 연사와 참석자를 하나로 모으는 것만이 아닙니다. 더 오래 지속되는 관계를 구축하려면 모든 참가자와 후속 조치를 취해야 합니다. 따라서 이벤트가 끝난 후에는 대상을 지정하고 전략적으로 접근하여 참석자에게 감사를 표하세요.

예를 들어 웹사이트, 블로그 및 소셜 미디어 핸들에 대한 링크가 포함된 이메일을 보낼 수 있습니다. 또는 피드백 양식을 통해 보내 개선점을 찾으십시오.

오히려 개인화된 단계는 손으로 쓴 감사 메모를 보내는 것입니다. 영업 또는 고객 관계 팀이 전화로 참석자에게 연락하여 경험에 대해 배울 수도 있습니다.

3. 지표 분석

앞서 논의한 바와 같이 하이브리드 이벤트 호스팅의 장점 중 하나는 데이터 추적 및 분석이 가능하다는 것입니다. 따라서 등록, 참석자 수, 소셜 미디어 멘션, 라이브 채팅, 다운로드, 대면 판매 대화 등과 같은 지표를 추적하는 것을 잊지 마십시오.

데이터가 확보되면 더 깊이 파고들어 향후 하이브리드 이벤트를 계획하십시오. 위에서 언급한 KPI를 측정하고 분석하여 이벤트의 ROI를 측정하고 그에 따라 이벤트 전략을 조정할 수 있습니다.

StreamYard로 더 나은 하이브리드 이벤트 주최

분명히, 완벽한 하이브리드 이벤트를 주최하는 것은 쉽지 않습니다.

특히 이벤트 세계를 처음 접하는 경우 고려해야 할 사항이 많습니다.

주요 시사점은 하이브리드 이벤트를 목록을 확인하는 다른 항목이 아닌 가치를 제공할 기회로 보는 것입니다. 청중에게 이벤트에 참석할 수 있는 다양한 방법을 제공하면 도달 범위를 확장하고 청중이 가치 있는 존재라는 느낌을 갖게 하며 그 과정에서 항상 친환경적인 콘텐츠를 만들 수 있습니다.

따라서 하이브리드 이벤트 모델을 수용하십시오.

이벤트의 청중을 최대화하고 성공적인 하이브리드 이벤트를 실행하려면 고객을 위한 몰입형 이벤트를 위한 하이브리드 이벤트를 만드는 방법을 배우십시오. 모든 하이브리드 및 가상 이벤트에 브라우저 기반 스튜디오를 사용하는 것이 얼마나 쉬운지 놀라실 것입니다. 지금 무료 계정을 만드십시오.

하이브리드 이벤트: 전체 가이드(초보자용)